Datenschutzhinweis Zoom
& Einwilligung Zoom Aufzeichnung
Tobias Schrader - Einzelunternehmer
Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefon-/Videokonferenzen und Webinare
via „Zoom“
Ich möchte dich nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.
Zweck der Verarbeitung
Ich nutze das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings und/oder Videokonferenzen durchzu-führen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
Verantwortliche/r
Der Verantwortliche für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, bin ich, Tobias Schrader, Stuttgarter Str. 106 in 70736 Fellbach als Einzelunternehmer selbst.
Hinweis: Soweit du die Internetseite von „Zoom“ aufrufst, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.
Du kannst „Zoom“ auch nutzen, wenn du die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingibst.
Wenn du die „Zoom“-App nicht nutzen möchtest oder kannst, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die du ebenfalls auf der Website von „Zoom“ findest.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten du vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machst.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional).
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Du hast ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von dir gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon deines Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Du kannst die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stumm stellen.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, musst du zumindest Angaben zu deinem Namen machen.
Umfang der Verarbeitung
Ich verwende „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn ich ein „Online-Meetings“ aufzeichnen möchte, werde ich dir das vor Beginn der Aufzeichnung transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird dir zudem in der „Zoom“ angezeigt und ein Hinweis seitens Zooms erfolgt.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werde ich die Chatinhalte protokollieren.
Im Falle von Webinaren kann ich für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
Wenn du bei „Zoom“ als Benutzer registriert bist, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i. S. d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht mein Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachte bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen meines Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Ich habe mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten, wurden mit der Zoom Video Communications Inc., im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags sog. EU-Standardvertragsklauseln vereinbart.
Datenschutzbeauftragter
Als Einzelunternehmer unterliege ich keiner Pflicht einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.
Deine Rechte als Betroffene/r
Du hast das Recht auf Auskunft über die dich betreffenden personenbezogenen Daten. Du kannst dich für eine Auskunft jederzeit an mich wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitte ich um Verständnis dafür, dass ich ggf. Nachweise von dir verlange, die belegen, dass du die Person bist, für die du dich ausgibst. Ferner hast du ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit dir dies gesetzlich zusteht. Schließlich hast du ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Löschung von Daten
Ich lösche personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche zu prüfen und zu gewähren, oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Du hast das Recht, dich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch mich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Ich überarbeite diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen.
Bzgl. Datenschutzanfragen kannst du dich gerne über die E-Mail-Adresse info@tobias-schrader.com an mich wenden. Weitere Hinweise zu meinem Datenschutz findest du unter www.tobias-schrader.com oder www.datenschutz.tobias-schrader.com
Die Einwilligung zur Aufzeichnung von Zoom meetings findest du in diesem PDF:
Wortlaut der Einwilligung:
Einwilligungserklärung
zur Teilnahme an Videotelefonaten mit Aufzeichnung
und der damit verbundenen Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
(Anbieter Zoom)
Lieber Teilnehmer,
im Rahmen der diversen Dienstleistungen im Online Business, Marketing, Beratung & Schulung werden Videotelefonate mit mehreren Teilnehmern durchgeführt. Diese Telefonate werden teilweise aufgezeichnet.
Im Rahmen dessen werden personenbezogene Daten der Teilnehmer verarbeitet. Hiermit kläre ich dich über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten als Kommunikations-teilnehmer gemäß Artikel 12, 13 der DSGVO auf und bitte dich vorab um deine Einwilligung zur Datenverarbeitung.
Zweck der Datenverarbeitung
Da ich/wir Online Teilnehmer aus verschiedenen Regionen & Ländern haben, finden die meetings Online via Zoom statt. Dabei kann man deinen erstellten Namen sehen und wenn du es freigibst Video & Ton.
Es werden nur solche personenbezogenen Daten erhoben, die zur Erfüllung des Zwecks unmittelbar notwendig sind. Personenbezogenen Daten werden nur für den Zweck verwendet, für den sie erhoben wurden.
Genutzter Anbieter
Tobias Schrader hat sich dazu entschieden, den Anbieter Zoom für die Videotelefonate zu verwenden. Zoom hat seinen Sitz in den USA.
Zoom ist weltweit tätig, was bedeutet, dass personenbezogene Daten außerhalb des Landes oder der Region, in dem/der sie ursprünglich erhoben wurden, übertragen, gespeichert (z. B. in einem Rechenzentrum) und verarbeitet werden können, wo Zoom oder seine Dienstanbieter Kunden oder Einrichtungen haben – einschließlich in Ländern, in denen Meeting-Teilnehmer oder Kontoinhaber, die Meetings oder Webinare veranstalten, an denen sie teilnehmen, oder Nachrichten empfangen, die sie senden, ansässig sind.
Eine Übermittlung personenbezogener Daten, die bereits im DSGVO-Bereich verarbeitet werden oder nach ihrer Übermittlung in die USA (Drittland) verarbeitet werden, ist nur unter gewissen Umständen zulässig, z.B. wenn der Betroffene nach umfangreicher Aufklärung der Datenübermittlung freiwillig zustimmt hat oder geeignete Garantien (gem. Art. 46 DSGVO) vorliegen, die das Datenschutzniveau des Anbieters sicherstellen.
Wenn personenbezogene Daten von Benutzern im EWR, in der Schweiz oder im Vereinigten Königreich an einen Empfänger übermittelt werden, der sich in einem Land außerhalb des EWR, der Schweiz oder des Vereinigten Königreichs befindet, dessen Datenschutzniveau als nicht angemessenen gilt, stellt Zoom sicher, dass die Übermittlung durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission geregelt ist.
Tobias Schrader hat einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Zoom abgeschlossen, in dem ich Zoom verpflichte, die Daten meiner Kunden zu schützen und sie nicht unerlaubt an Dritte weiterzugeben (Auftragsverarbeitungsvertrag).
Art der Daten, die verarbeitet werden
Zoom verarbeitet persönliche Daten, die Zoom über die Dienste von (oder auf Anweisung von) Kunden oder Endnutzern des Kunden zur Verfügung gestellt werden:
Kontoinformationen, Profil- und Teilnehmerinformationen, Kontakte und Kalenderintegrationen, Einstellungen, Registrierungsinformationen, Geräteinformationen, Inhalte und Kontext von Meetings, Webinaren und Chats, Produkt- und Website-Nutzung, Kommunikation mit Zoom, Informationen von Partnern.
Datenverwendung
Eigene Verarbeitung
Tobias Schrader verarbeitet im Rahmen der Videotelefonie folgende Daten:
Name, E-Mail-Adresse, Datum, Zeit, Chatverlauf.
Zoom Mitarbeiter greifen laut deren Aussage nicht auf Meeting-, Webinar- oder Chat-Inhalte zu (insbesondere nicht auf Audio, Video, Dateien und Nachrichten), es sei denn, sie werden von einem Kontoinhaber entsprechend angewiesen, oder dies ist aus rechtlichen oder Sicherheitsgründen erforderlich, wie nachstehend beschrieben wird. Zoom nutzt personenbezogene Daten für die folgenden Aktivitäten: Bereitstellung von Zoom Produkten und Diensten, Produktforschung und -entwicklung, Marketing und Werbeaktionen, Authentifizierung, Integrität und Sicherheit, Kommunikation mit Nutzer, rechtliche Gründe.
Datenweitergabe
Die im Rahmen der Videotelefonate erhobenen personenbezogenen Daten werden seitens Tobias Schrader nicht an Dritte weitergegeben.
Die Datenweitergabe seitens Zooms erfolgt zu folgenden Zwecken (vorbehaltlich der vorherigen Einwilligung des Nutzers, sofern diese nach geltendem Recht erforderlich ist):
Vertriebspartner, Anbieter, aus rechtlichen Gründen, Marketing- und Analysepartner, verbundene Unternehmen, Kontrollwechsel
Dauer der Aufbewahrung und Zeitpunkt der Löschung
Die Aufzeichnungen werden seitens Tobias Schrader nur solange aufbewahrt, wie der o.g. Zweck besteht und keine andere gesetzliche Aufbewahrungsfrist eine weitere Aufbewahrung erforderlich macht.
Die Löschung seitens Zooms ist im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt, entfällt aber regulär, wenn der Zweck der Datenspeicherung entfällt und keine andere gesetzliche Aufbewahrungsfrist eine weitere Aufbewahrung erforderlich macht.
Weitere Informationen über datenschutzrechtliche Aspekte seitens Zooms, erfährst du in deren Datenschutzerklärung.
Folgen, wenn du nicht einwilligst
Der Unterzeichnende hat das Recht, dieser Einwilligungserklärung nicht zuzustimmen – da ich jedoch aus o.g. Gründen die Videotelefonie inkl. Aufzeichnung nutze, würde eine Nicht-unterzeichnung eine Teilnahme an den Videotelefonaten ausschließen.
Widerruf & Betroffenenrechte
Der Unterzeichnende hat das Recht, diese Einwilligung jederzeit ohne Angabe einer Begründung zu widerrufen. Der Widerruf kann je nach Wunsch des Betroffenen für alle Videotelefonate in der Zukunft sowie für alle Videoaufzeichnungen in der Zukunft sowie der Vergangenheit geltend gemacht werden. Weiterhin können erhobene Daten bei Bedarf korrigiert, gelöscht oder deren Erhebung eingeschränkt werden. Auf Anfrage kannst du unter der untenstehenden Adresse eine detaillierte Auskunft über den Umfang der von mir vorgenommenen Datenerhebung verlangen. Ein Widerruf, Auskunftsanfragen und andere Anliegen sind an folgende Stelle zu richten: info@tobias-schrader.com
Weitere Informationen kannst du auch in meiner Datenschutzerklärung sowie meinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) entnehmen.